Preguntes freqüents del Canal de Denúncies 

1. Què és el Canal de Denúncies?

El Canal de Denúncies és l'eina que permet comunicar i informar de manera confidencial i segura de qualsevol sospita de conductes irregulars o incompliments normatius que puguin estar tenint lloc a Bon Preu.

2. Quines conduectes poden ser contràries als nostres principis i pautes d'actuació i per tant puc comunicar per mitjà del Canal de Denúncies?

• Aquelles pràctiques que siguin contràries al nostre Codi Ètic i a la normativa interna que el desenvolupa.
• Les conductes que siguin constitutives de delicte.
• Les que constitueixin infraccions administratives greus o molt greus.
• Aquelles que vulnerin el Dret de la Unió Europea.

3. Qui pot utilitzar-lo?

• Persones treballadores del Grup.
• Accionistes, partícips, directius o membres de l'Òrgan d'Administració.
• Autònoms o altres persones amb una relació professional amb el Grup
• Personal en pràctiques, voluntaris i treballadors en períodes de formació
• Persones que no hagin iniciat una relació laboral amb el Grup, en relació amb la informació obtinguda durant el procés de selecció o de negociació precontractual.
• Personal que informi o reveli informació sobre infraccions obtingudes en el marc d'una relació laboral o estatutària mantinguda amb el Grup, que hagi finalitzat.
• Personal de proveidors, distribuïdors, contractistes i subcontractistes del Grup.

4. Qui pot ser denunciat per mitjà d'aquest Canal?

Totes les persones referides a l'apartat anterior.

5. Quines vies hi ha per presentar una comunicació?

• a) Escrita: per mitjà de la plataforma https://centinela.lefebvre.es/public/concept/2148622?access=X2ulXQ8d0KfNcL%2b0Vso iNVokZpuYDDYXUe7qt6%2bRGDQ%3d. S'hauran de completar les dades sol·licitades pel formulari, així com una descripció detallada dels fets, sempre que es tingui aquesta informació.
• b) Verbal: a sol-licitud de la persona informant, la comunicació es podrà presentar verbalment per mitjà d'una reunió presencial o telemàtica ambla persona responsable del Canal, dins del termini de set (7) dies naturals des de la sol-licitud corresponent.

6. Puc presentar una comunicació anònima?

Sí. Les comunicacions anònimes seran ateses si l'objecte comunicat i l'informant compleixen els requisits abans esmentats; per tant, no és obligatori identificar-se com a informant.

En tot cas, la persona responsable del Canal, els membres del Comitè d'Ètica i Compliment (en endavant, CEC), així com el personal que pugui estar implicat en el procediment, garantiran la màxima confidencialitat en relació amb la identitat de les persones vinculades a la denúncia, així com al respecte de l'anonimat del personal informant.

A més, el Canal de Denúncies del Grup Bon Preu garanteix l'adopció de mesures de protecció del informant i/o altres persones vinculades. Així mateix, la plataforma informaàtica habilitada com Canal de Denúncies impedeix l'accés de tercers no autoritzats.

7. Qui rebrà la meva comunicació?

Tota comunicació remesa al Canal de Denúncies del Grup Bon Preu serà rebuda i atesa per la persona responsable del Canal de Denúncies, que ha estat designada pel CEC. Excepcionalment, en cas de conflicte d'interessos, les comunicacions seran tramitades per altres membres del CEC per garantir l'objectivitat en la tramitació de la denúncia.

El correu de contacte de la persona responsable del Canal del Grup és el següents: [email protected].

8. Qui decidirà si s'ha d'obriro no una investigació?

La persona responsable del Canal del Grup serà l'encarregada de decidir si una comunicació s'admet o no a tràmit, és a dir, rebrà totes les comunicacions i en valorarà l'adequació formal en cada cas. Excepcionalment, en cas de conflictes d'interessos, les comunicacions seran admeses per altres membres del CEC per garantir l'objectivitat en la tramitació de la denúncia.

9. Quan rebré informació relativa a la comunicació que he presentat i quin serà el procediment que se seguirà per resoldre-la?

• 1. Comunicat de recepció: dins del termini de set (7) dies naturals, des de la presentació de la comunicació, rebràs un comunicat de recepció de la informació que hagis posat a la nostra disposició, sempre que això no posi en perill la confidencialitat de la informació.
• 2. Valoració del contingut: es valorarà el contingut de la comunicació, i es decidirà si s'admet o no a tràmit. La comunicació no s'admetrà a tramit si: a) si els fets no es poden incloure dins de l'àmbit objectiu d'aplicació del Canal; i/o b) di la persona informant no forma part de l'àmbit subjectiu d'aplicació del Canal.
• 3. lnformació de la validació de la comunicació: un cop valorada la comunicació, si s'admet a tràmit, la persona responsable del Canal comunicarà a la persona informant, la seva validació, en un termini raonable, que no excedirà de tres (3) mesos. En casos d'especial complexitat, que s'hauran de justificar per escrit per part dels responsables de la investigació, podrà ampliar-se el termini a tres (3) mesos addicionals. Si per contra la comunicació no s'admet a tràmit, se sol·licitarà el consentiment de l'informant per remetre-la al departament competent per tenir un major coneixement de l'assumpte.
• 4. Obertura de la investigació: per als casos en què la comunicació sigui validada, la persona responsable del Canal, i/o els membres del CEC, despres de l'analisi d'absencia de conflicte d'interessos, obriran la investigació corresponent.
• 5. Fase d'investigació: la investigació es durà sempre a terme sota els paràmetres d'estricta proporcionalitat i confidencialitat, i es garantiran en tot moment els drets de les persones investigades i les garanties del procediment. La podran dur a terme els mateixos membres del CEC i/o el responsable del Canal, tot i que tindran la possibilitat de delegar-la a un tercer (intern o extern), previ acord de confidencialitat i declaració de l'anàlisi de conflicte d'interessos.
• 6. Informe: conclosa la investigació, els responsables emetran un informe final al CEC, en què es declaran els resultats obtinguts, així com una proposta preliminar de les mesures a adoptar, pera la seva valoració i, si escau aprovació.
• 7. lnformació de la resolució: el CEC i/o el responsable de la investigació hauran d'informar a la persona denunciada de les possibles mesures disciplinàries que la puguin afectar directament.

10. Què passa si hi ha conflicte d'interessos?

Si la comunicació afecta la persona responsable del Canal, les seves funcions seran assumides per part d'un altre membre del CEC o d'un tercer extern, que hauran de rebre l'encàrrec per escrit des del moment en què es constati el conflicte d'interessos.
Si la comunicació afecta a algun dels membres del CEC, la comunicació haurà de ser tramitada únicament per la resta de membres no afectats per aquest conflicte perquè puguin analitzar-la i donar-hi la resposta oportuna. En cas que la comunicació afecti diversos dels seus membres haurà de ser atesa per un tercer extern expert en la matèria.

11. Quins drets tinc coma a part en el procés?

Al llarg de tot el procés es respectaran els drets fonamentals de les persones que hi estiguin implicades. Entre d'altres, les persones investigades tindran dret a la presumpció d'innocència, dret a l'honor i dret a la defensa. Així com el dret a la protecció que estableix la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.

Les persones investigades tindran dret a ser informades de les accions o omissions que se'ls hi atribueixin, i a ser escoltades en tot moment. La comunicació i informació referides tindran lloc en el temps i forma que el CEC i/o la persona Responsable del Canal considerin adequats per a garantir l'objectiu i el bon funcionament del procediment d'investigació.

D'acord amb el que disposa l'artícle 39 de la Lleí 2/2023, en relació amb l'artícle 19 corresponent, l'accés a expedient només quedarà garantit en els supòsits d'investigacions dutes a terme per l'Autoritat lndependent de Protecció de l'informant (AIPI).

12. Quines garanties tinc com a part en el procés?

Confidencialitat: et garantim el tractament confidencial de tota la informació de què es tingui coneixement amb motiu de la investigació. La teva identitat, en tant que persona informant només es podrà comunicar a l'Autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l'Autoritat administrativa competent en el marc d'una investigació penal, disciplinària o sancionadora.

Protecció de la persona informant: la persona responsable del Canal serà l'encarregada de vetllar per la protecció de l'informant, garantint la no revelació de la seva identitat i les seves dades de caràcter personal, així com garantint l'absència de conseqüències negatives o represàlies que puguin derivar-se del fet d'haver interposat la comunicació.

Celeritat: la durada màxima de les actuacions d'investigació serà de tres (3) mesos des de la recepció de la comunicació, fins a la seva resolució. En casos d'especial complexitat, que hauran de justificar-se per escrit per part dels responsables de la investigació, podrà ampliar-se el termini a tres (3) mesos addicionals.

Absència de conflictes d'interessos: et garantim que no formarà part de la tramitació i investigació de la comunicació cap de les persones relacionades amb la mateixa comunicació.

Absència de conflictes d'interessos en la presa de decisions de l'Òrgan d'Administració: s'inhibiran de la presa de decisions per a la resolució de la comunicació d'informació els membres de l'Òrgan d'Administració que poguessin estar afectats per la mateixa comunicació.

Protecció de dades de caràcter personal: al punt 15 es fa referència a la política de protecció de dades específica del Canal de Denúncies.

13. Com puc conèixer l'estat de la meva comunicacíó?

Un cop interposada la comunicació, rebràs un codi a través del qual podràs accedir a la plataforma per tal de conèixer, en tot moment, l'estat de tramitació de la teva comunicació. També pots contactar per correu electrònic a: [email protected].

14. Hi ha algun canal extern d'informació?

Sí. També tens la possibilitat d'informar de la comissió de qualsevol acció o omissió a l'Autoritat independent de Protecció de l'lnformant (AIPI) o davant de les autoritats o organs autonomics corresponents. Les autoritats designades per a la gestió i tramitació de les comunicacions rebudes a través de canals externs són les següents:

Unió Europea:
Oficina Europea Antifrau (OLAF)
https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_en

Catalunya:
Oficina Antifrau de Catalunya
https://www.antifrau.cat/es/investigacion/denuncia.html

15. Com es protegiran les meves dades de caràcter personal?

Les dades de caràcter personal recopilades a través del Canal de Denúncies seran tractades per Bon Preu, amb l'única finalitat de tramitar les comunicacions rebudes, i, si escau, investigar els fets objecte de comunicació. La base de legitimació que justifica aquest tractament de dades personals se centra en l'interès públic i l'exclusió de la responsabilitat penal de les persones jurídiques.

De conformitat amb la normativa aplicable en matèria de protecció de dades, en especial, la Llei Orgànica 3/2018 de protecció de dades personals i garantia de drets digitals, l'accés a les dades contingudes en aquest sistema de denúncia es troba limitat exclusivament als qui desenvolupin funcions de control intern i de compliment (com el CEC o la persona responsable del Canal), o als encarregats del tractament que eventualment es designin a l'efecte. En qualsevol cas, també serà lícit l'accés per altres persones, o fins i tot la seva comunicació a tercers, quan resulti necessari per a l'adopció de mesures disciplinaries o per a la tramitació deis procediments judicials que, si s'escau, procedeixin.

Finalment, les persones interessades podran exercitar els seus drets d'accés, rectificació, cancel·lació, oposició, portabilitat, oblit i limitació del tractament de les seves dades personals a través de la següent adreça de correu electrònic [email protected], adjuntant una còpia del DNI. No obstant això, el dret d'accés de la persona denunciant estarà limitat a les seves pròpies dades de caràcter personal, però no tindrà accés a les dades sobre la identitat del denunciant - atés el caràcter confidencial del Canal de Denúncies- segons s'ha disposat anteriorment.

En el mateix sentit, en cas que la persona a la qual es refereixen els fets relatats en la comunicació exercís el dret d'oposició, es presumirà que, excepte prova en contra, hi ha motius legítims imperiosos que legitimen el tractament de les seves dades personals.

Qualsevol dubte relacionat amb el tractament de dades de caràcter personal pot plantejar-se directament al delegat de Protecció de Dades del Grup Bon Preu per correu electrònic a: [email protected]

El Grup Bon Preu adoptarà, així mateix, les mesures necessaries per preservar la identitat i garantir la confidencialitat de les dades corresponents a les persones afectades perla informació subministrada, especialment la de la persona que hagués posat de manifest els fets, en casque s'hagués identificat.

Les dades de qui formuli la comunicació i dels empleats i tercers seran conservades en el sistema únicament durant el temps que s'estimi necessari i com a evidència del funcionament del model de prevenció de la comissió de delictes per la persona jurídica.

El termini de conservació de les dades serà l'estrictament imprescindible per decidir sobre la procedència d'iniciar una recerca. Aquest termini no podrà superar en cap cas els deu (1O) anys, de conformitat amb el que es disposa a l'article 26.2 de la Llei 2/2023. No obstant això, transcorreguts tres mesos des de la recepció de la comunicació sense que s'hagin iniciat actuacions de recerca, s'haurà de procedir a la supressió de les dades rebudes, tret que la finalitat de la seva conservació sigui deixar evidencia del funcionament del sistema.

Així doncs, la supressió de les dades rebudes es durà a terme en els casos següents:

• Transcorreguts tres mesos des de la recepció de la comunicació sense que s'haguessin iniciat actuacions de recerca, tret que la finalitat de la conservació sigui deixar evidencia del funcionament del sistema.
• Quan les dades es refereixin a conductes que no consisteixin en cap mena d'infracció.
• Quan la informació rebuda contingués dades personals incloses dins de les categories de dades especials.
• Si s'acredités que la informació facilitada no és totalment o parcialment veraç.